提案書を標準化する方法。テンプレートに残す部分、変える部分

過去の提案書を成果物として分解する

直近の提案書5件を並べ、会社紹介、課題整理、対応方針、範囲、スケジュール、費用という役割でページを分類します。色や図形の統一から始めるより、顧客が判断するために必要な情報がどこにあるかを先に整理します。採用されなかった提案も材料にしてください。

課題と提案理由は案件ごとに書く

顧客の課題、優先順位、選択した方針の理由は個別に作成します。会社紹介や進行管理の説明など変わりにくい部分だけを共通化してください。過去の顧客名や金額が残らないように、差し替える項目を明示することも標準化の一部です。

レビューの質問を先に用意する

課題と解決策が対応しているか、対象外の範囲が明確か、顧客側の作業が書かれているか、決めてほしいことが分かるかを確認します。見た目の細かな修正より、意思決定に必要な不足を優先します。レビューを依頼する時点で、未確認事項を一覧にしてください。

利用した人の修正をテンプレートへ戻す

作成時間とレビューの往復回数を記録し、使いにくかったページを月1回見直します。テンプレートの所有者と版を決め、共有フォルダに似た名前のファイルが増えないようにします。顧客固有情報を除いてから改善例として共有してください。