ワークフローとチャット承認の違い。申請が増えたときの選び方

相談と正式な申請を分ける

相談はチャットで素早く行い、決裁が必要なものは申請番号を付けて記録するなど、役割を分けて考えます。すべてを重い申請にすると小さな確認が滞り、すべてをチャットにすると後で判断の根拠を探しにくくなります。金額や対象業務に応じて範囲を決めてください。

承認経路を増やす前に必要性を確認する

現在の承認者をそのままシステムへ移す前に、判断する人と情報を知りたい人を分けます。共有だけが目的なら通知で足りる場合があります。承認段階が多いほど待ち時間が増えるため、各段階で何を判断するかを明文化します。

チャット連携は通知と記録の役割を確認する

通知から対象の申請へ移れるか、本文が第三者に見えないか、通知が失敗しても申請一覧から未対応を確認できるかを試します。チャットの返信だけで承認したつもりにならないよう、どこで正式に確定するかを利用者へ説明してください。

例外の多い申請で試行する

通常経路だけでなく、差し戻し、修正後の再承認、代理申請、承認者不在を試します。申請者が現在の状態を確認できるか、管理者が滞留を一覧にできるかを確認します。便利さと記録の追いやすさを両方評価しましょう。