経費精算をExcelから変えるべき？申請・承認・集計の負担を比較する

集計時間より、差し戻しの理由を先に見る

月末の処理が遅い原因が、ファイルの集約なのか、必要な情報の不足なのかで対策は変わります。申請10件の処理を追い、用途の不明、日付の不一致、添付漏れなどを分類してください。入力様式を直すだけで改善する課題と、ツールの機能が必要な課題を分けます。

Excelを続ける場合の最低限の管理

様式の版、入力欄、提出先、承認済みファイルの置き場を統一します。関数のセルを保護し、旧版での申請が混ざらない配布方法を用意します。複数人で同時編集する場合は、変更履歴やアクセス権が期待どおりに使えるかを確認してください。

専用ツールは例外の扱いで比較する

一般的な交通費だけでなく、複数部門に分ける費用、代理申請、添付の差し替え、承認者不在のケースを試します。会計へ渡す出力項目とコードが一致するか、手直しがどれほど残るかを確認します。規程の自動判定に任せる範囲は、自社の判断基準を整理してから決めます。

移行の判断は1回の締めを通して行う

説明用の試行範囲として1部門・20申請を設定し、申請から集計まで通します。申請者の入力時間、承認者の確認時間、経理の差し戻し件数を測ります。経理の時間だけが減り、申請者の負担が大幅に増えていないかも合わせて評価してください。